En artículos pasados les expliqué la diferencia entre Contaduría, la carrera, y Contabilidad, una de las ramas de la Contaduría. Hoy me toca explicarles si llevar contabilidad es una necesidad o una obligación. Spoiler alert: it's both.
La contabilidad se encarga de registrar de forma sistemática y estructurada las operaciones para transformar los datos en información financiera para la toma de decisiones por parte de los distintos usuarios.
Ahora, con esta definición, ligeramente adaptada de la NIF A-1. Estructura de las Normas de Información Financiera, podría decir uno que la contabilidad es una necesidad. Y si, es muy importante, porque mediante los Estados financieros básicos, los empresarios pueden tomar decisiones con base en la situación financiera, los resultados de operación, los cambios en el capital contable y en los flujos de efectivo generados durante el periodo anterior, así como proyectar con base en las tendencias anteriores las necesidades de efectivo y de inversión futuras.
Pero, ¿sabían que la contabilidad es una obligación establecida en Ley? De forma general, intentaré enlistar las disposiciones legales que indican la obligación de llevar contabilidad, intentaré ser lo más breve posible para no aburrirlos.
El artículo 16 del Código de Comercio (CC), en su fracción tercera, establece que es obligación de los comerciantes mantener un sistema de contabilidad. Los requisitos de este sistema se enlistan en CC 33, que son:
Que permita identificar operaciones individuales y sus características, así como la conexión con documentos comprobatorios de éstas.
Que permita seguir la huella de operaciones individuales hasta los saldos finales de las cuentas.
Que permita la preparación de Estados financieros.
Que se pueda conectar las cifras de los Estados financieros con los saldos de las cuentas.
La inclusión de sistemas de verificación y de control interno.
Además, el CC 34 establece la necesidad de llevar el libro mayor (donde se concentran las operaciones por cuentas contables, para determinar sus movimientos y saldos) y, para personas morales, el libro de actas.
Las distintas leyes fiscales, tales como la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la Ley del Impuesto al Valor Agregado, y otras, establecen la obligación de llevar la contabilidad, pero muchas de ellas remiten al Código Fiscal de la Federación (CFF) y su Reglamento (R-CFF). Con base en lo anterior, el CFF 28 establece de forma general qué conceptos integrarán la contabilidad. Entre ellos, se encuentran los sistemas de registro, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros sociales, control y método de valuación de inventarios, entre otros más. El mismo artículo, en su fracción tercera, establece que la contabilidad deberá llevarse en medios electrónicos.
El CFF 30 establece el plazo de conservación de los documentos que integran la contabilidad, que serán por 5 años tras la fecha de su presentación. Las demás disposiciones respecto de la contabilidad para efectos fiscales se encuentran en el R-CFF 33 al 35.
Ok, la verdad, me hubiera puesto a comentarles todo el contenido de los artículos antes mencionados, pero es demasiado, inclusive si se llega a resumir. Los que me conocen o que han tomado clases en persona conmigo en la universidad saben que tengo todo el Código Fiscal de la Federación marcado con fluorescente, porque no puedo resumir la Ley, again, porque todo es importante.
Con base en lo anterior, me parece demasiado raro que les haya escrito un artículo tan resumido que abarca tantos artículos de la Ley. Estoy de que super impactado.
Bueno, ya regresando al tema principal, si, la contabilidad es una necesidad y una obligación. Obviamente los empresarios y el fisco van a querer saber cómo van las cosas en los negocios, los empresarios para verificar capacidades de reinversión o para ver cuánto les corresponde de dividendos. En cambio, el fisco nomás quiere saber cuánto entra a las arcas de la empresa para ver cuánto se va a cobrar de ahí, no ulterior motives, solo eso.
Obviamente que el tipo de contabilidad o los documentos que se requiere que integren ésta serán diferentes para algunos contribuyentes. Por ejemplo, las personas físicas del régimen de incorporación fiscal llevarán una contabilidad simplificada, mientras que las personas morales si tienen que llevar todo el paquete que enlistan el Código Fiscal de la Federación y el Reglamento. Por eso es importante conocer a las entidades antes de implantar un sistema contable, éste debe adecuarse tanto a las necesidades de los usuarios y de la entidad como a las necesidades legales, de acuerdo al tipo de entidad.
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