Bien dicen que aprendes más cuando te agarran en curva para hacer las cosas, y así me pasó👀
No voy a dar muchos detalles del contexto de cómo es que aprendí a hacer una "contabilidad forense", pero digamos que es una habilidad o destreza profesional que desarrollé a la mala.
Cuando te piden construir los registros contables retrasados de una entidad que ya se encuentra operando no es cualquier encargo, particularmente si se trata de una entidad grande o con muchas operaciones. Peor se pone el asunto cuando la entidad ni siquiera tiene controles internos bien establecidos, es un reto de los que te hacen dudar de la vida😂
Pero reflexionemos, ¿por qué habría que reconstruir las operaciones de la contabilidad? Pues porque la entidad ha visto la necesidad de tener esa información por una diversidad de motivos: cumplir con las obligaciones del Código de Comercio en materia de contabilidad, las obligaciones de las disposiciones fiscales, o por necesidad de los usuarios de la información financiera.
Por cualquier motivo que se requiera, nosotros los Contadores no le sacamos a la chamba. Nos encanta sentirnos necesitados por la sociedad y, sobre todo, cobrar. El tema de honorarios no está a discusión ahorita, pero cualquier actividad contable que nos genere dinero???? Ahí queremos estar🤑
Ahora, ¿cómo fregados le vamos a hacer si la entidad no tiene NADA? Pues... aquí les voy a ✨medio✨ contar👀
1. Recaba documentación
Ahora si que, en estos casos, lo que sea es bueno, aunque entre más tengan, mejor. Antes de empezar a pedir que te proporcionen documentos, siéntate a platicar con el cliente, identifica qué documentación pudieran tener dadas las actividades que lleva a cabo y la magnitud de sus operaciones.
Entre los documentos que pudieras solicitar están los siguientes, de manera enunciativa mas no limitativa:
Estados de cuenta bancarios
Arqueos de caja
Comprobantes fiscales que amparen ingresos
Reportes de cobranza
Comprobantes fiscales y de pago bancario a proveedores
Reportes de cuentas por pagar (saldos pendientes de pago a proveedores y acreedores)
Declaraciones de impuestos
Formatos de reembolso de gastos a funcionarios
Adicionalmente, si tu cliente es una persona moral, deberás solicitar las actas constitutiva y de asamblea que hubieran protocolizado ante fedatario. En ellas encontrarás información sobre el capital social: monto de las aportaciones, exhibiciones decretadas y pagadas, aumentos y disminuciones al capital social, decreto y pago de dividendos, capitalización de reservas, etc.
2. Crea el catálogo de cuentas
Ya que te hayas entrevistado con el cliente/empresa/entidad y hayan empezado a compartirte información, puedes utilizar este acercamiento para estructurar el catálogo de cuentas que utilizarás para realizar el registro de las operaciones.
Es muy importante que en esta fase establezcas de manera general qué conceptos vas a registrar en cada cuenta y sus reglas particulares de cargo y abono. También es importante determinar qué subcuentas requerirás en un inicio para las cuentas de mayor, sabiendo que, conforme avance el encargo pudieras agregar más a tu catálogo.
Este tipo de encargos de "contabilidad forense" usualmente son una bomba de tiempo: el cliente llega a ti cuando está desesperado y tiene la presión de alguna autoridad, del órgano supremo de administración o de otros usuarios de la información financiera. No siempre podemos dejar asentado concretamente desde el inicio las particularidades del manejo de la cuenta por la premura, pero procura que antes de terminar el encargo hayas estructurado correctamente el catálogo de cuentas y su instructivo para dejar bien documentado todo lo que hiciste.
3. Realiza una depuración bancaria
Una vez que tengas la documentación solicitada, revísala y empieza a depurar los Estados de cuenta. Por depurar, nos referimos a identificar qué partidas afectan en qué Estado financiero, si son afectaciones a Balance o resultados.
Aquí nos vamos a dar cuenta qué transacciones corresponden a ingresos o gastos cobrados/erogados en el periodo, pagos a proveedores y cobros a clientes provenientes de periodos anteriores, traspasos entre cuentas bancarias (si existe más de una), aportaciones al capital, recepción de préstamos, pagos de dividendos, entre otras.
Si bien, no saldrá toda la contabilidad de aquí, si nos ayudará a conocer la temporalidad de las operaciones para poder registrarlas en el periodo que correspondan.
4. Considera las cuentas por cobrar y por pagar
Mes con mes, realiza un análisis de los ingresos que quedaron pendientes de cobrar o de los gastos que quedaron pendientes de pagar, con el fin de ubicar qué saldos quedan "vivos" al final de cada mes y registrar correctamente esas partidas en la contabilidad.
Recuerda que el postulado básico de devengación contable se refiere a que las transacciones se registran en el momento en que ocurren y al realizarse. El momento en que ocurren es cuando se materializa la operación y el momento de realización es el momento en que efectivamente se paga o cobra.
Si vendieron a un cliente y quedó de pagar después, entonces reconoces en la cuenta por cobrar el importe del ingreso (que se refleja en resultados) cuando entreguen los bienes o presten el servicio. Al cobro de la contraprestación, cancelarás la cuenta por cobrar contra la cuenta de efectivo (Caja o Bancos).
5. Cruza lo pagado/cobrado y provisionado contra la facturación
Las facturas son más que comprobantes fiscales. Son documentos fuente de la contabilidad. Todo en contabilidad o, bueno, la mayoría de las operaciones deberán de contar con soporte documental. La factura provee un soporte contable y fiscal de las operaciones realizadas por una entidad.
Realiza una conciliación de los cobros, pagos y provisiones contra las facturas emitidas y recibidas por la entidad durante los periodos a regularizar. Esto te ayudará para asociar los comprobantes a los registros y contar con este soporte. Recuerda que si hay una factura que se emitió con método de Pago en parcialidades o diferido, hay que recabar también el Complemento para recepción de pagos.
Estos son algunas de las muchas recomendaciones que tengo para ustedes que estén en encargos de "contabilidad forense", por si se les ofrece. Son cosas que descubrí sobre la marcha que me hubiera gustado conocer antes de experimentarlo de primera mano.
Espero que les sirva esta información en algún futuro. Ya saben que las consultas al respecto me las pueden hacer por DM en Insta✨
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