Todos conocen la contabilidad, ¿no? ¿La técnica que se utiliza para registrar las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuralmente información financiera? ¿No les suena?
Pues probablemente no les suena porque la definición, conforme a la nueva NIF A-1 (vigente a partir del 1 de enero de 2023), no es la misma que yo me aprendí cuando empecé a estudiar por allá del 2018.
Estudiando más a fondo la técnica contable, nos encontramos que hay una serie de documentos que nos proveen datos, que a su vez necesitamos transformar en información financiera, para que los usuarios de esta información puedan tomar decisiones, cumpliendo el objetivo de la contabilidad.
¿De qué documentos habla, mi Conta? Pues de los llamados "documentos fuente", que son aquellos de los que extraemos datos para el registro de las operaciones en el sistema de información financiera de una entidad.
Pero, ¿qué documentos fuente existen? Pues, depende de la empresa o entidad para la cual se está llevando contabilidad. A continuación les voy a presentar 5 documentos fuente comunes en cualquier organización y su función en la contabilidad.
1. La factura
Los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), más allá de tener una función de comprobar las transacciones realizadas para efectos fiscales, sirven para el registro de las operaciones que amparan para efectos fiscales en la contabilidad.
Tanto los CFDI que emite la entidad a la que estamos contabilizando como los CFDI que recibe de otras entidades con las que ha celebrado operaciones deben ser debidamente registrados en la contabilidad, afectando las cuentas de ingresos, gastos o activos respectivas, atendiendo a la naturaleza del comprobante.
Del CFDI podemos rescatar los valores de las contraprestaciones, los descuentos otorgados (en CFDI emitidos por nosotros) o recibidos (en CFDI que nos emiten terceros) y los impuestos trasladados y retenidos.
Cabe resaltar que en todo sistema de contabilidad que reúna requisitos fiscales (es una obligación de los contribuyentes llevar contabilidad conforme al Código Fiscal de la Federación) debe permitir que se asocien a las pólizas contables correspondientes los archivos que componen un CFDI.
2. La conciliación bancaria
Una conciliación bancaria es un documento en el cual comparamos el saldo de la cuenta de Bancos contra el saldo contenido en el Estado de cuenta bancario. Esto se logra mediante la suma o resta de las partidas que llamamos "en conciliación", que se resumen en cheques y depósitos o retiros en tránsito.
Existen dos métodos para conciliar la cuenta de Bancos, que espero abordar en una próxima entrega, pues sería muy engorroso hacerlo en esta.
Al realizar el procedimiento de conciliación, al final del mes podremos identificar las partidas que no han sido efectivamente pagadas o cobradas, ajustando los saldos contables para reflejar lo disponible en el banco.
3. El flujo de caja
Este documento es uno de los menos conocidos por cualquier hijo de vecino, pero los contadores somos usuarios asiduos de él.
El flujo de caja es el documento en donde se documentan, vaya la redundancia, todos los movimientos relacionados con el efectivo, con el fin de tener mayor control sobre el saldo de la caja.
Se parte de un saldo inicial y se van sumando todas las entradas de caja y se restan las salidas de caja, para llegar a la existencia al finalizar el día. El flujo de caja es uno de los documentos menos "maquillables", en el sentido de que para llevar un control rígido y acertado deben registrarse todas y cada una de las entradas y salidas de la caja, estén o no amparadas por comprobantes fiscales.
El flujo de caja no solo provee un control del saldo de la caja, sino también nos apoya a identificar todas esas partidas no amparadas con CFDI para registrarlas en las cuentas de ingresos o gastos respectivas.
4. La nómina
Toda entidad funciona gracias a su capital humano. Por consecuente, la inversión en capital humano es la más fuerte que lleva a cabo una entidad, conformando el rubro de gastos más grande que tiene una organización en sus Estados financieros.
La nómina sirve de base para poder registrar los pagos realizados a empleados, así como las contribuciones que causan los trabajadores y los patrones por tener trabajadores a su cargo. Cuando es timbrada y pagada de inmediato, debe registrarse en el rubro de gastos contra las cuentas bancarias o documentos por pagar (cheques expedidos, si es que siguen usando cheques) y los pasivos de las contribuciones causadas o retenidas por enterar. Si la nómina es timbrada pero no dispersada, entonces deberá registrarse en el pasivo como una obligación por pagar en el corto plazo.
5. Las tarjetas de almacén
Si bien ya no son tarjetas físicas, la función que tienen siguen siendo las mismas: llevar a cabo un control de inventarios.
Las tarjetas de almacén sirven para mantener el control de las entradas, salidas y existencias de materias primas, productos en proceso, productos terminados o mercancías para la venta. Además de llevar el conteo físico de las existencias, también sirven para determinar su valor monetario conforme a las distintas fórmulas de asignación del costo: costos identificados, costo promedio y primeras entradas primeras salidas.
Este tipo de documentos no solo es importante para la contabilidad en general, sino también para la contabilidad de costos.
Aquí los tienen, estos son unos de miles de documentos fuente que existen para la contabilidad en las organizaciones. Estos documentos sirven de apoyo para la realización del fin último de la disciplina contable que es la transformación de datos aislados en información financiera para la toma de decisiones acertada.
Espero que esta información les haya servido. Ya saben que cualquier consulta estamos a la orden en los comentarios o por mensaje directo en Insta :)
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