Con dedicatoria especial a una señora institución de la contaduría, que me enseñó todo lo que viene contenido en este artículo: la Mtra. María Soledad Plazola Rivera, Contadora Pública de profesión, forjadora de carácter y de generaciones de contadores por vocación.
En mi mente, todavía puedo escuchar a la Maestra Plazola gritándonos porque nadie tuvo las agallas de contestarle cuáles eran las etapas del proceso contable.
Muchos que estudiamos esta noble profesión nos enfocamos en otros asuntos, más allá del cargo y del abono. Muchos nos vamos por el área fiscal, otros se dedican a hacer nóminas, otros a las auditorías, pero es muy raro conocer a compañeros que se dediquen, en efecto, al cargo y al abono. E inclusive cuando se dedican a la rama de la contaduría llamada contabilidad, no conocen las etapas del proceso para llegar al cargo y al abono, o para llegar a los Estados financieros.
¿Cómo pasamos de la factura a los Estados financieros?
Pues, hay una serie de pasos que los contadores debemos de seguir para transformar las operaciones y transacciones en información financiera. El proceso contable va de la mano con el proceso administrativo, si bien no son 100% homólogos, tienen sus similitudes.
El primer paso del proceso contable es la sistematización, en el cual los contadores nos sentamos a planificar. En esta etapa, vamos a hacer una investigación profunda de la entidad en la que se pretende implantar el sistema de información financiera. La sistematización es el momento en el que nos sentamos a diseñar el catálogo de cuentas, realizar el instructivo al catálogo de cuentas y la guía contabilizadora, así como establecer las políticas contables, las cuales servirán como base para la valuación, presentación y revelación de las partidas en los Estados financieros.
De ahí, sigue la valuación, que es meramente asignar el valor monetario a la operación. Este paso consiste en definir las técnicas para valuar las operaciones y partidas que conforman los Estados financieros, conforme a lo que dispone la serie C de las Normas de Información Financiera.
Ahora viene el procesamiento, que es la transformación de los datos económicos en información financiera. Aquí es cuando la técnica contable se ve en todo su esplendor, aquí es cuando nos inmiscuimos plenamente en la teoría de la partida doble de Fray Luca Pacioli. Las bases establecidas en la fase de sistematización y en la de valuación se verán aplicadas en la práctica.
Posteriormente, se lleva a cabo la evaluación. En esta etapa podemos ubicar las labores de revisión del procesamiento de los datos y su conversión a información. Podríamos decir que en esta etapa se pudieran llevar a cabo las tareas de análisis financiero y auditoría. La primera para calificar el efecto de las transacciones en la situación financiera de la organización, mientras que la segunda se enfoca en verificar que la información que se pretende presentar a los usuarios está libre de "errores materiales" (que luego hablaremos de eso) o de actividades fraudulentas.
Finalmente llegamos a la etapa de información, que consiste en comunicar la información financiera a los usuarios interesados. Recordemos que los Estados financieros vienen incompletos si no se acompañan de las notas, pues en las notas se incluyen las famosas "revelaciones" que nos menciona la NIF.
¿Sistematización? ¿O sea que sabes programar, mi Conta?
No se me confundan, corazones, que la sistematización, contablemente hablando no se refiere a la acción de crear un sistema en código y programarlo. No, no, no. Sistematización en contabilidad se refiere al diseño del sistema de información financiera.
Claro que en esta labor nos puede apoyar un informático o ingeniero en sistemas, si queremos un sistema informático contable hecho a la medida, pero con definir las cuentas, sus instrucciones, el procedimiento de registro de las principales operaciones y las políticas contables, nos basta a los contadores.
¿Qué requerimos para implantar un sistema de información financiera?
Primero que nada, debemos de conocer a profundidad la entidad. No nos limitemos a conocer sus operaciones, conozcan a toda la organización. Debemos de conocer desde la base de la pirámide hasta la punta: desde su historia, filosofía organizacional, estatutos sociales, reglamentos, políticas generales, sus operaciones, su estructura, su día a día, vaya. Hay que andar de metiches, mis Contas. Entre más conozcamos, podremos tener un mejor panorama de las necesidades de información que tiene la entidad en la que estamos apoyando a sistematizar.
Luego, el paso más obvio, diseñar el sistema. En este paso de la sistematización viene lo que platicamos anteriormente: aquí vamos a diseñar o construir el sistema de información contable. Hay que considerar el catálogo de cuentas, los documentos fuente, los procesos de registro, las guías para contabilizar y los informes que nos arrojará el sistema, es decir, los Estados financieros. Es muy importante en este paso considerar las alternativas más óptimas, en cuanto a recursos, pues no queremos caer en papeleo excesivo.
Por último viene la implantación, que es más que nada que la alta administración de la organización de luz verde al diseño del sistema. En esta etapa vamos a considerar a los recursos humanos y materiales necesarios para que el sistema de información financiera funcione en óptimas condiciones, por lo que es importante encontrar a personal capacitado para llevar a cabo las labores de contabilizar.
¿Con eso podemos sistematizar la contabilidad?
Si y no. Aquí va la cuestión. Ahora les presenté este tema por encimita. Realmente para sistematizar las operaciones de contabilidad en una empresa requiere de muchísimo esfuerzo y mucho conocimiento de la entidad y sus procesos.
La contaduría es una profesión que nos obliga a ser metiches. Todo tiene una repercusión contable, fiscal y financiera, desde una venta al por menor, hasta una enajenación de acciones en la bolsa.
Es importante que, más allá de estar enfocados hacia el correcto cumplimiento con las disposiciones de ley (ya sea fiscal, mercantil, laboral, etc.), también estemos cumpliendo con atender las necesidades de información de las empresas y entidades, pues los productos de la contabilidad, es decir, los Estados financieros, sirven para la toma de decisiones y, para llegar a esta toma de decisiones, requerimos un sistema contable diseñado conforme a la realidad de las organizaciones.
Espero que el tema de hoy haya sido de su agrado. Ya saben que siempre pueden acudir a mi bandeja de entrada en Instagram con sus dudas :)
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