Primero que nada, quiero agradecer a mi amigo y colega Alexis Cruz por invitarme a escribir en su blog. No me considero alguien muy formal a la hora de redactar temas relacionados a la poderosísima carrera de Contaduría, pero trabajo en ello todos los días y me siento a gusto siendo esta mi primera vez escribiendo en este blog tan sarcástico y al mismo tiempo tan informativo.
Ahora si entrando en tema, me he dado cuenta que, a pesar de encontrarme en mis últimos semestres de carrera, ya a un pelo de por fin salir de la universidad, aún sigo teniendo compañeros que no han laborado en algo relacionado a la carrera, tienen muy poco haciéndolo o bien, otros que se sienten perdidos todavía.
Por lo anterior, hoy quise venir a escribirles a ellos. En mi poca, pero no menos importante experiencia laborando en un despacho como auxiliar contable, les voy a dar algunos consejos, herramientas o ideas que considero son muy importantes y podrían serles útil para trabajar de una forma más ordenada y entendible.
Herramientas de tu día a día: Post-its, regla y calculadora
Todo buen contador es amante del área de papelería en Walmart, Office Depot, Waldos, o de la tiendita de Don Chuy (es decir, cualquier lugar de su agrado jaja).
Fuera de que son útiles muy bonitos y hay de todo color y sabor, son fundamentales y de gran ayuda en el despacho.
En lo personal, me son útiles por ejemplo al hacer conciliaciones bancarias muy grandes. El post-it pequeño lo posiciono en el monto que quiero, dejando la colita de fuera para al momento de terminar rápidamente me voy a la hoja donde esta el monto que quiero identificar.
Quizá suena muy sencillo o algo "obvio" pero créanme que la gran mayoría solo utiliza marca textos para identificar cantidades y a la hora de identificar pierden tiempo buscando hoja por hoja.
‘’Tiempo es algo que no se tiene en un despacho, por eso hay que buscar maneras de agilizar nuestro trabajo’’. Palabras de mi ex jefa, la contadora Marivel Arenas. (Esas palabras debió decírselas a la baquetona de la oficina, pero ok🤷🏻♀️)
Son muy variables, puedes usarlos para recordatorios, puntos a resaltar de tu contabilidad, etc. Tú le das tu uso personal.
Ya sé que parezco el maestro de primaria que les da la lista de útiles escolares para sus bendiciones jaja, pero les explico ahora.
Yo no puedo vivir sin mis post it, una regla y mi calculadora en mi lugar de trabajo, real no fake ¿Ubican la estructura de los estados de cuenta? Son algo así…
No hay líneas, ni puntitos, ni nada para relacionar el monto con el concepto o descripción del movimiento que se esta haciendo. Por esta situación no llegamos a ver bien las cantidades, volteamos los números o nos equivocamos de monto, y ¿qué pasa al final? NO NOS CUADRA NUESTRO BANCO🤬
La regla nos ayuda a ver con claridad a qué concepto pertenece el monto que queremos identificar.
Les recuerdo que yo solo les doy un ejemplo, en sí, es útil en muchas otras formas en el despacho.
Y la calculadora ni se diga. La mayoría de los que trabajamos, por lo regular tenemos nuestra área de trabajo en la cual tenemos nuestra computadora, y ustedes dirán "Pues la computadora ya tiene calculadora y todo lo que necesito". Pues sí, pero es muchísimo más eficiente tener tu calculadora física, a tener que cerrar las ventanas que estés usando en la computadora solo para utilizar la app de calculadora. Sean eficientes banda.
Papeles de trabajo y archivos de la oficina
Si vas entrando a tu nuevo trabajo o si ya tienes tiempo ahí, te acordaras que desde que llegaste suelen guardar los usuarios y contraseñas en archivos Excel, todo con la finalidad de tener "orden", pero sabemos que eso es mentira. En ambos despachos que he trabajado tengo que estar preguntando a cada rato "¿Cuál es la contraseña del señor Iker Yandel?" y tienen miles de archivos de Excel con otras contraseñas viejas o erróneas. ¿Es tan difícil tener un orden?
Conforme voy trabajando con los clientes, voy ordenando mi propio Excel lo mas ordenado posible, pero OJITO… Cuando lo acabo, lo pongo a la vista de todos para que cualquiera que entre pueda verlo y entenderlo.
Uno de los principios de la contabilidad es que sea clara y precisa, los papeles de trabajo debe entenderlo todo el que lo vea y revise, no solo el que lo hace.
Así que cualquier archivo o documento que hagas o te soliciten, deben tener por lo menos nombre del contribuyente, RFC y descripción del archivo. Ejemplo:
Juan José Martínez Arreola
RFC: MAAJ950608DF6
Relación de ingresos del mes de Julio del 2022.
Libreta auxiliar
Este punto va más para quienes tienen poco de laborar o están pensando en hacerlo.
Tener una libreta de apoyo te va ser muy útil. Apunta todo, realmente TODO. Todo lo que te enseñen anótalo, también con la finalidad de que al momento que tengas una duda con el trabajo que te hayan dejado, no tengas que estar preguntando a cada rato, solo vas a revisar lo que apuntaste y listo.
La persona que te este capacitando o que trabaje directamente contigo, aunque no lo creas o no lo veas, toma mucho en cuenta si apuntas lo que se te dice o enseña, las veces que preguntas quizá lo mismo y en cuanto tiempo realizas las tareas que se te asignan.
Así que ponte trucha, mi Conta, y da tu 100% siempre.
Nociones básicas de Contabilidad
Todo es importante, pero hay algo que es fundamental y es conocer el catálogo de cuentas y la naturaleza de ellas.
Tengo dos semanas capacitando a una muchacha sin experiencia y créanme que le he tenido mucha paciencia. Sé que no nacemos sabiendo y todos pasamos por ahí, pero también es cierto que a unos se les da más rápido y a otros ni a chanclazos en veces. Si, me refiero a usted Doña Lupita🙄
Si aún no conoces muy bien las cuentas, te sugiero las estudies mucho y brevemente te diré como funciona el código en el catálogo.
Las cuentas de:
100 - ACTIVO
200 - PASIVO
300 - CAPITAL 400 - INGRESOS
500 - GASTOS
600 - COMPRAS
Es muy importante saber manejar las cuentas, a qué cargas, a qué abonas, especialmente si eres quien contabiliza en cualquier programa contable, siendo el más famoso CONTPAQi.
Cada cliente se maneja diferente y hay que aprender también eso.
Si te llegan a dar a ti la libertad de manejarlo a tu manera, sabiendo manejar el catalogo, rápidamente tu cerebro sabrá identificar la manera mas ordenada y correcta de llevarlo
Trabajo en equipo
Tenemos que tomar en cuenta que en un despacho o una empresa donde laboremos, todos somos un equipo y aunque no a todos les gusta, el error de uno también es el del otro.
La última semana del mes todos andamos vueltos locos emitiendo facturas, timbrando nóminas y haciendo todo movimiento que tenga que estar dentro del mes, así que por lo regular es cuando más ocupamos de un compañero si es que se nos junta el trabajo.
Enséñale a trabajar como te gusta y consideras es una forma más efectiva pero también debes ser abierto a la forma en que tu compañero trabaja si consideras que su forma pudiera ser más eficiente que la tuya.
Creo que nunca me ha tocado trabajar con alguien a quien no le guste compartir sus formas de trabajo, aunque si he escuchado anécdotas de compañeros si han trabajado con personas así.
"Te enseño para que seas bueno y mejor, pero no mejor que yo". La frase de toda persona insegura de sí misma y de su potencial.
El sol siempre sale para todos, el conocimiento no te sirve de nada si no lo compartes.
No tengas miedo nunca de enseñarle o decirle a alguien tus herramientas de trabajo o formas de agilizar tu carga laboral. A lo largo de mi trabajo (que no es mucho, dos años para ser exacta) he aprendido muchas formas de trabajar de forma rápida y eficiente, principalmente relacionado con archivos Excel y en las herramientas del programa CONTPAQi.
Cada contador tiene su manera de trabajar y de todos tomo lo que considero mas me sirve y claro, también me ha tocado a mí sugerirles cosas que considero les hará trabajar de una mejor manera, y ni se diga lo que ellos a mí me han enseñado. Todo lo que sé y lo que me falta aún por aprender.
Sé el mejor en lo que haces, ponle todas las ganas y deja que todo fluya. ¡Éxito siempre!
Ahora si ya escribe el Conta Alexis... Muchas gracias a mi amiga personal y colega Briseyda por escribir estos tips para este espacio, te quiero mil, amiga🤍
También quiero aprovechar para dejar la información del emprendimiento de la (futura) Lic. Briseyda, quien además de Contadora, es especialista en cultura de belleza. Pueden ver su trabajo en Instagram: @beauty.briseyda 💅🏻💋💄
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