Recientemente, en una de mis clases del doble grado me encontré con el trabajo del brillantísimo gurú Jeff Su. Para quienes no lo conocen, Jeff Su es consultor de mercadotecnia de profesión y además es YouTuber, enfocado hacia el fomento de los hábitos productivos en el trabajo.
¿Por qué menciono a Jeff Su? Porque precisamente me dejaron de tarea ver un video de YouTube y leer el artículo correspondiente del Harvard Business Review aptamente titulado "How to Write Better Emails at Work", y me abrió los ojos: hemos estado escribiendo mal nuestros e-mails todo este tiempo🤡
Empecé a analizar todos los correos electrónicos que recibo y que envío y en efecto todos tienen algo en común: carecen de sentido, no porque estén mal redactados en el estricto sentido, sino la forma de abordar el contenido es poco atractiva e invertimos un exceso de tiempo en una lectura tediosa.
Bueno, para no hacerles el cuento largo, les presento las valiosas lecciones que aprendí del master cibernético, Jeff Su.
1. Tu e-mail debe incluir un "llamado de acción"
El llamado de acción debe ser indicado en el asunto. Este llamado de acción debe indicar qué es exactamente lo que queremos que el destinatario lleve a cabo y el tiempo que le toma realizar la acción. Por decir, te envían las políticas actualizadas de la empresa donde trabajas, las cuales debes regresar firmadas, en vez de anotar en el asunto "Políticas actualizadas", deberíamos de indicar "10 minutos - Lectura y firma de políticas actualizadas".
Ahora, si no te parece apropiado incluir el tiempo que te toma llevar a cabo la acción, entonces sé específico respecto de lo que quieres que la otra persona lleve a cabo. Si envías el presupuesto del cuarto trimestre del año al CFO (Chief Financial Officer) para su aprobación, indica en el asunto el nombre del CFO y la leyenda "aprobar presupuesto cuarto trimestre 2023".
2. Por cada tema, sigue la cadena
Supongamos que envías a un cliente un correo con una solicitud de información para elaborar un pago provisional de ISR. Va, todo muy bien, tu asunto indica el nombre del cliente y el llamado de acción: "Empresa - Enviar información para pago provisional ISR nov-23". Todo bien hasta aquí.
Resulta que al cliente se le ocurre contestarte con la información en un correo electrónico nuevo, en vez de darle "Reply" al original que enviaste????? Y dejen ustedes eso, le contestan de recibido sobre el correo nuevo que mandó y te contesta con una consulta relacionada al pago provisional en otra cadena de e-mail separada?????🤡
Puede que tu cliente no conozca el botón de "Reply" y se le haga más sencillo abrir un correo nuevo, pero tu como asesor quedas bailando porque no tienes el contexto del mensaje a la mano, además de que tu inbox está saturado de correos.
Regla de oro: Si es algo relativo al mismo tema del correo, responde dentro de la misma cadena. Esto le ayuda a quien está del otro lado tener el contexto y poder resolver más rápido.
3. Si copias a alguien nuevo o sacas a alguien de la cadena, hazlo saber al resto de los destinatarios
El buen Jeff Su nos dice que hay que notificar a los miembros de la cadena cuando se incluye copia o se saca a alguien de la cadena de correos, ¿como por? Ahí les va...
Supón que estás viendo un tema con tu equipo de trabajo y surge un punto en el cual nadie tiene experiencia o su conocimiento al respecto es muy limitado, hay que traer a un colega con más experiencia para que nos apoye a resolver la cuestión. Lo que vamos a hacer en este caso es en el campo de "Con copia", incluir a nuestro colega que brindará apoyo y en el primer renglón del cuerpo, antes de cualquier cosa, escribir entre paréntesis y en cursiva "(Agrego a esta cadena a [nombre de la persona], [puesto] )."
Ahora, una vez que el colega les resuelve el tema y le dan las gracias y ya no es necesaria su participación, en el siguiente correo que envíen, lo retiran del campo de "Con copia" y en el primer renglón del cuerpo, así como cuando lo agregaron, indican entre paréntesis y en cursiva (Retiro de esta cadena a [nombre de la persona], [puesto]).
4. Primero pide y luego explica
Esto es más que nada cuando le envías un e-mail a alguien con quien no tienes mucha interacción o con quien no has interactuado.
Para un lector de correos electrónicos en un contexto de negocios, es muy importante llegar al grano. Es más atractivo primero ver qué p*do y luego hacer el recorrido del aparato digestivo💩😂
Si estás solicitando información a alguien con quien no has tenido comunicación, primero plantea tu pregunta "Hola, [inserta nombre aquí], buen día, ¿podrías apoyarme con el envío del reporte de facturación de noviembre?" y después incluir el contexto: "Me comentó mi supervisor que me pusiera en contacto contigo, pues [la persona que usualmente prepara el reporte] se encuentra de vacaciones."
Realizar esto le da la opción al destinatario de leer o no el contexto. Esto es muy cierto con personas de mayor jerarquía que uno: no quieren perder tiempo leyendo detalles, solo quieren saber qué p*do sin tanto p*do.
5. Reenvíale un resumen del correo a la persona que te envíe un pergamino digital
Esto te sirve para que te confirmen si entendiste bien todo el ch*ngam*dral de cosas que te enviaron.
Resume el contenido en unas cuantas oraciones o haz un listado con viñetas muy breve sobre los puntos que pudiste rescatar y responde con eso al remitente original. Si entendiste, no pasa que te agradezcan el resumen y que te confirmen el contenido. Si no entendiste, pues sirve que te explican de forma más sencilla🤷🏻♂️
6. Hipervínculos: úsalos cuando consideres pertinente
Jeff Su entendió el encargo. En este punto, nos comenta que si vas a enlazar un contenido externo al cuerpo del correo, no te toma mucho tiempo insertarlo como hipervínculo: sombrea la palabra que quieres que contenga el hipervínculo y presiona CTRL + K (o Command + K si usas Mac) y pega el enlace en el recuadro.
Esto te va a ayudar a que tu correo sea aesthetic, que tenga mejor presentación. A nadie le gusta ver un enlace enorme en el cuerpo del texto.
7. Quita el "Reply all" de las respuestas por default
A veces se nos van las cabras al monte y queremos solamente responder a una persona de la cadena, y por mensos se nos va la respuesta para todos los integrantes, quedamos🤡
Jeff Su comenta que, de esta forma, si respondes a la carrera y la c*gas (como buen ser humano), contienes el "daño" a la persona a la que estás respondiendo y no lo propagas a todos los que están copiados.
Ahora, cuando estés consciente de que quieres responder a TODOS, le picas al "Reply all"🙈
8. Modifica el tiempo para anular el envío
Otro "hack" que nos presenta Jeff Su para evitar c*garla masivamente es cambiar el tiempo para anular el envío de mensajes.
Nunca me había percatado de lo que comenta Jeff en su video, pero es verdad: nos damos cuenta que la c*gamos en los siguientes 10 segundos tras el envío de un e-mail. Una vez enviado, lo estamos viendo a como lo leerá el destinatario en su computadora y no es hasta ese momento en que nos ponemos en esa perspectiva que captamos todas las que se nos fueron.
Si tu aplicación de e-mail te permite modificar el tiempo para anular el envío, Jeff recomienda que permitas que se anule un envío hasta 30 segundos después de presionar "Send". Si no te permite modificarlo a 30 segundos, pues lo más que puedas.
Si entienden inglés, pueden ver el video completo de Jeff Su a continuación:
Espero que los tips que nos comparte Jeff y que he traducido y parafraseado para ustedes les sirvan para mejorar la redacción y presentación de sus e-mails. Próximamente les compartiré más tips de productividad, queden pendientes. Saludos cordiales😂
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