Ah, si solo alguien hubiera escrito este artículo hace tres años, no hubiera llorado tantas lágrimas haciendo las tareas de contabilidad en primero. Profe Plazola, pido una disculpa por humillarme ante usted las veces que me pasó al pizarrón a hacer un Balance general que no cuadraba. In my defense, I was in my salad days: when I was green in judgement.
Bueno, dejando de lado mis traumas contables, hoy les voy a explicar cómo cuadrar un Balance general y no morir en el intento. Pero, para empezar, ¿qué es un Balance general?
El Estado de situación o posición financiera, coloquialmente conocido como Balance general, es uno de los cuatro Estados financieros básicos que toda entidad económica (lucrativa o no lucrativa) debe emitir. Es un Estado financiero estático, pues muestra los bienes, derechos, deudas y obligaciones que posee una entidad a una fecha determinada. Palabras más, palabras menos, el Balance muestra qué se tiene, qué se debe y qué realmente le pertenece a la entidad.
El Estado de situación financiera debe contener lo siguiente:
Encabezado. En el encabezado debe ir el nombre de la entidad (si es persona moral, será la razón o denominación social; si es persona física, el nombre completo de ésta), mención del documento que se está preparando y la fecha a la cual se formula.
Entonces, si estamos preparando el Balance general de Calimax (cuya razón social es Central Detallista, S. A.) por el ejercicio 2020, el encabezado debe presentarse así:
Central Detallista, S. A.
Estado de situación financiera al 31 de diciembre del 2020
Cuerpo. En el cuerpo irán los títulos, grupos, rubros y cuentas y sus importes y sumas. Más adelante explicaré a detalle qué debe venir en el cuerpo del Balance general.
Pie. Al pie del Estado financiero se colocarán las cuentas de orden, así como la mención de quiénes preparan, revisan y aprueban. Opcionalmente podrán incluirse las notas al Balance general, aunque éstas pueden presentarse en una hoja por separado.
El Balance general puede presentarse en forma de cuenta (por un lado los activos y del otro el pasivo y el capital contable) o en forma de reporte (de forma vertical, enlistando los activos, luego los pasivos y finalmente el capital contable). Personalmente, yo prefiero utilizar la presentación en forma de cuenta, para verificar que todo me haya cuadrado, además de que se representa de forma certera la ecuación contable y la partida doble.
Ahora, retomando el punto del cuerpo del Balance, mencionábamos que éste se compone de los títulos, grupos, rubros y cuentas, así como de sus importes. Vamos viendo cómo está eso. Primero necesitamos conocer cuáles son los elementos básicos del Balance general.
En la NIF A-5. Elementos básicos de los Estados financieros, se establecen los tres elementos del Balance general, que son:
Activos. Son los bienes y derechos propiedad de la entidad. Se clasifican según su grado de liquidez, es decir, según la facilidad que tengan éstos de convertirse en efectivo, en circulante y no circulante.
Pasivos. Son las deudas y obligaciones a cargo de la entidad. Se clasifican con base en su exigibilidad, es decir, según el plazo en el cual se tenga que liquidar. El pasivo se clasifica en el corto o largo plazo (circulante o no circulante).
Capital contable. Es la diferencia de los activos una vez deducidos todos los pasivos. Sin embargo, la NIF C-11. Capital contable indica que el capital contable representa las aportaciones realizadas por los propietarios de la entidad, así como las utilidades retenidas y las pérdidas acumuladas.
De esta forma, se cumple la ecuación contable, que con base en la partida doble de Fray Luca Pacioli que menciona que a todo cargo corresponde un abono, indica que la suma de todos los activos será igual a la suma de los pasivos más el capital contable (A = P + C).
Ahora, hay que tener mucho cuidado para estructurar el cuerpo del Balance general. Muchas veces, cuando apenas vamos empezando a aprender contabilidad, es muy fácil confundir las cuentas y su naturaleza, lo sé porque a mi me pasaba. Las cuentas de activo siempre serán de naturaleza deudora (salvo las complementarias, que son de naturaleza acreedora para disminuir el saldo de sus cuentas de activo que les dan origen), mientras que los pasivos y el capital contable siempre serán de naturaleza acreedora.
Pero, ¿cómo vamos a cuadrar el Balance sin morir en el intento? Sencillo: ubicando la naturaleza de las cuentas y verificando que los importes que se extraen de la balanza previa (parte de la hoja de trabajo) se hayan registrado correctamente en los rubros correspondientes. Es una labor de auditoría ardua, pero no imposible.
Mi recomendación es siempre tener el catálogo de cuentas y su instructivo a la mano si aun no se domina el manejo de las cuentas. El catálogo de cuentas te indicará la presentación de las cuentas y su instructivo indicará las reglas de cargo y de abono, así como su saldo y presentación. Ahora, si tener el instructivo a la mano es algo aparatoso, no se preocupen, por aquí les dejo un Excel que hice con información que me dieron las Maestras Plazola y Estela, que me ha sacado de muchos apuros (con ligeras alteraciones que le he hecho conforme he aprendido más de la carrera e integro más conceptos a mis conocimientos).
Espero que ustedes que me están leyendo no sufran tanto como yo para cuadrar un Balance al inicio de mi carrera. El Alexis de 2018 le hubiera caído de maravilla el blog del Alexis del 2021, porque hubiera evitado tantas lágrimas (Lol). Espero que a ustedes también les caiga de maravilla esta explicación de cómo cuadrar el Balance general y no morir en el intento. Love you guys so much!! Gracias por su tiempo, como siempre :)
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